Strategie 4: Mandanten ansprechen

Wie spricht man die Mandanten am besten an? Tipps und Formulierungen dazu gibt Dir Basti in diesem Strategie-Video. Insgesamt sechs kurze Videos geben einmal den Blick aus der Vogelperspektive auf edocu und Deine Möglichkeiten mit diesem smarten Tool. Unter dem Videos findest Du eine schriftliche Zusammenfassung.

Die Beratung fokussiert die Einführung und den Rollout des Tools edocu bei den Mandanten einer Kanzlei, um diese bei der Erstellung ihrer Verfahrensdokumentation zu unterstützen. Zentrales Thema ist die effiziente Steuerung des Rollouts, damit Einladungen nicht als Spam wahrgenommen werden und die Arbeitslast in der Kanzlei sinnvoll verteilt wird. Vorgeschlagen wird eine proaktive Kommunikation per Newsletter, gefolgt von einem vereinfachten Einladungsprozess über eDoku. Es werden zwei Modelle der Prozessverantwortung diskutiert: ein zentraler Hauptverantwortlicher oder die Einbindung des gesamten FiBu- bzw. Jahresabschlussteams zur Datenprüfung und Bearbeitung von Mandantenrückfragen.

Hintergrund

Der Kunde plant, das Softwaretool edocu einzuführen, um Mandanten bei der gesetzlich erforderlichen Verfahrensdokumentation zu unterstützen. Im Fokus steht die Rollout-Strategie. Unvorbereitet versandte Einladungen werden häufig als Spam wahrgenommen. Empfohlen wird daher ein zweistufiges Vorgehen: zuerst eine Ankündigung per Newsletter, dann die eigentliche Einladung über das Tool. Das System importiert Mandanten-Stammdaten, die vor dem Einladen geprüft werden müssen.

Schmerzpunkte

Herausfordernd ist die Sicherstellung hoher Akzeptanz und Beteiligung der Mandanten bei minimalem Verwaltungsaufwand. Ohne Vorbereitung könnten Mandanten Einladungen ignorieren oder als Spam einstufen, was zu manuellem Nachfassen führt. Intern besteht Unklarheit zur effizientesten Aufgabenverteilung – insbesondere zur Prüfung der importierten Stammdaten und zur Bearbeitung von Rückfragen. Diskutiert werden zwei Modelle: alle Aufgaben an einen Hauptverantwortlichen (Risiko Engpass) oder Delegation an das FiBu- bzw. Jahresabschlussteam (erfordert klare Koordination). Ziel ist ein möglichst schlanker Prozess „auf Knopfdruck“, jedoch sind Vor- und Nachbereitung organisatorisch anspruchsvoll. Zusätzlich verursacht die Prüfung und Korrektur der Mandanten-Stammdaten vor dem Versand Aufwand. Die Daten werden zwar automatisch importiert, müssen aber auf Korrektheit geprüft werden. Optionen: zentrale Prüfung durch den Hauptverantwortlichen oder verteilte Prüfung im FiBu-Team (mit einwöchigerFrist). Diese Entscheidung beeinflusst unmittelbar Arbeitslast und Geschwindigkeit des Rollouts.

Erwartungen

Erwartet wird ein einfacher, hocheffizienter eDoku-Rollout mit minimalem manuellen Aufwand. Nach dem Massenversand der Einladungen soll „das Thema Verfahrensdokumentation für die gesamte Kanzlei erledigt“ sein und „den Rest eDoku übernehmen“. Das impliziert hohen Automatisierungsgrad sowohl beim Einladungsprozess („auf Knopfdruck, alle Mandanten einladen“) als auch bei der anschließenden Mandanteninteraktion. Zudem erwartet der Kunde eine klare, belastbare Verantwortungsstruktur: Entscheidung zwischen Hauptverantwortlichem oder FiBu-/Jahresabschlussteam für Datenprüfung und Mandantenrückfragen. Alle Aufgaben – insbesondere die Stammdatenprüfung innerhalb von einer Woche – sollen zuverlässig ohne Engpässe erledigt werden, um zügig in den Einladungsschritt überzugehen.

Weitere Informationen

• Vor den eDoku-Einladungen wird ein Newsletter empfohlen, der Mandanten über die Bedeutung der Verfahrensdokumentation und das neue Tool informiert.
• Ein Muster-Newsletter ist auf der Anbieter-Homepage verfügbar.
• Mandanten können das eDoku-Angebot annehmen oder ablehnen. Bei Ablehnung sind sie selbst für ihre Verfahrensdokumentation verantwortlich.
• Das FiBu-Team kennt die Stammdaten meist am besten; ohne FiBu-Team soll das Jahresabschlussteam übernehmen.

To-dos

• Entscheidung: Hauptverantwortlicher oder FiBu-/Jahresabschlussteam für Datenprüfung und Mandantenrückfragen.
• Muster-Newsletter von der Homepage laden und kanzleispezifisch anpassen.
• Rollout-Zeitplan definieren (z. B. Newsletter in diesem Monat, Einladungen im nächsten Monat).
• Stammdatenprüfung in eDoku starten; verantwortlichem Team eine Frist von einer Woche setzen.