Strategie 1: Ziele definieren

Welche Ziele kannst Du mit edocu erreichen? Diese Frage beantwortet Basti im ersten Video der Strategie-Serie. Sechs kurze Videos geben einmal den Blick aus der Vogelperspektive auf edocu und Deine Möglichkeiten mit diesem smarten Tool. Unter dem Videos findest Du eine schriftliche Zusammenfassung.

Der Strategiewechsel: Vom Beratungsprodukt zur Mandantenbefähigung

• Status quo: Prozessberatungen münden in individuelle Verfahrensdokumentationen und erfordern einzelne Erklärungen je Mandant.
• Zielbild: Mandanten, für die das Tätigkeitsfeld relevant ist, werden befähigt, ihre Verfahrensdokumentation eigenständig zu erstellen.
• Wirkmechanik:
  • Standardisierte Inhalte, Vorlagen und Leitfäden ersetzen fallweise Beratungen.
  • Kommunikation und Schulung laufen in Serie statt 1:1.
  • Ergebnis: hoher Durchsatz in kurzer Zeit, geringere Kosten, konsistente Qualität.

Haftungsentlastung durch flächendeckende Belehrung

• Ausgangslage: Unklare BFH-Konsequenzen bei unterlassener Belehrung.
• Maßnahme: Alle Mandanten werden proaktiv belehrt, unabhängig vom zukünftigen BFH-Verdikt.
• Effektkette:
  • Dokumentierte Belehrung senkt Kanzlei-Haftungsrisiko.
  • Einhaltungspfad wird klar: Mandant kennt Pflicht, Werkzeug, und Vorgehen.
  • Regulatorische Unsicherheit wird durch proaktive Compliance mitigiert.

Datenhebel: Tool-Transparenz als Mehrwert-Generator

• Erhebung: Welche Tools nutzen Mandanten in ihren Vorsystemen?
• Nutzung:
  • Passende Vorsysteme empfehlen und integrierbar machen.
  • Netzwerke zwischen Mandanten knüpfen (Kooperationen, Best Practices).
  • Klumpenrisiken identifizieren (z. B. Tool-Konzentration, Ausfallrisiko).
• Ergebnis: Zusätzlicher Beratungs- und Produktwert über die reine Doku hinaus.

Nächster Schritt (Verbindliche Aufgaben)

@Kanzleileitung

• Entscheiden und schriftlich kommunizieren: Pivot auf Enablement-Ansatz für Verfahrensdokumentation (intern + an alle Teamleads) – [TBD]

@Compliance/Legal Lead

• Entwurf einer standardisierten Mandantenbelehrung zur Verfahrensdokumentation inkl. Nachweisführung (Formblatt + Versandtext) – [TBD]
• Freigabeprozess für Belehrungsdokumente aufsetzen (Versionierung, Archivierung, Audit-Trail) – [TBD]

@Leitung Mandantenbetreuung

• Rollout-Plan erstellen und terminieren: Belehrung an 100% der Mandanten versenden (Kanäle, Wellen, Responsible) – [TBD]
• Schulungsformat für Mandanten entwickeln (Webinar + Schritt-für-Schritt-Leitfaden zur Selbst-Erstellung der Doku) – [TBD]

@Product/Knowledge Manager

• Erstellung eines Self-Service-Doku-Kits (Checklisten, Vorlagen, Beispiele, FAQ) – [TBD]
• Einrichtung einer Support-Struktur (Helpdesk-SLA, Eskalationspfad) zur Begleitung der Mandanten – [TBD]

@Data/IT Lead

• Standardisierte Tool-Erhebung bei Mandanten implementieren (Survey, Datenmodell, Import in zentrales Register) – [TBD]
• Reporting bauen: Vorsystem-Matching, Netzwerkchancen, Klumpenrisiken (Dashboards + Alerts) – [TBD]