Automatische Benachrichtigung nach Fertigstellung der Verfahrensdokumentation

Nach Abschluss einer Verfahrensdokumentation werden Mandanten künftig automatisch informiert. So erhalten sie direkt eine Bestätigung über die erfolgreiche Fertigstellung sowie wichtige Hinweise zur weiteren Pflege und Aktualisierung der Dokumentation.

Das ist neu:

• Nach Fertigstellung einer Verfahrensdokumentation wird automatisch eine Benachrichtigungs-E-Mail versendet
  Die E-Mail wird an die für die Verfahrensdokumentation hinterlegte Kontaktperson des Mandanten gesendet
  Der Versand erfolgt bei jeder fertiggestellten Verfahrensdokumentation, auch bei späteren Aktualisierungen und neuen Versionen
  Die E-Mail enthält die Versionsnummer der abgeschlossenen Verfahrensdokumentation
  Über einen Direktlink können Mandanten ihre Verfahrensdokumentation in Compliance Online jederzeit öffnen und herunterladen
  Die Benachrichtigung informiert über die Pflicht, Änderungen im Unternehmen durch eine Aktualisierung der Verfahrensdokumentation nachzupflegen
  Mandanten werden darauf hingewiesen, dass bei einer Überarbeitung nur die tatsächlich geänderten Inhalte angepasst werden müssen
  Zusätzlich informiert die E-Mail über die Gültigkeitsdauer von 12 Monaten und die bevorstehende Erinnerung zur regelmäßigen Überprüfung der Dokumentation
  So bleiben Mandanten über den aktuellen Stand ihrer Verfahrensdokumentation informiert und werden bei der laufenden Pflege unterstützt

Verbesserte Auswahl zur Kassendokumentation beim Start der Verfahrensdokumentation

Die Auswahl zur Dokumentation elektronischer Kassensysteme wurde beim Start der Verfahrensdokumentation überarbeitet. Abhängig vom Status der Kassenmeldung werden Mandanten künftig gezielter durch den Einrichtungsprozess geführt.

Das ist neu:

• Die angezeigten Auswahlmöglichkeiten werden automatisch an den Status der Kassenmeldung angepasst
• Mandanten mit bestehender Kassenmeldung erhalten eine vereinfachte Auswahl mit den für sie relevanten Optionen
• Mandanten ohne bestehende Kassenmeldung können ihr Interesse an der Nutzung der Kassenmeldung direkt bei der Erstellung der Verfahrensdokumentation angeben
• Die zuständige Kanzlei wird über dieses Interesse automatisch informiert und den Mandanten zur Kassenmeldung einladen oder anderweitig bei dem Themengebiet unterstützen
• Die Verfahrensdokumentation kann bereits begonnen werden, auch wenn Kassendaten erst später ergänzt werden

Überarbeitetes E-Mail-Design und realistische Vorschau von E-Mail-Vorlagen

Die E-Mail-Darstellung in Compliance Online wurde umfassend modernisiert. E-Mail-Vorlagen werden künftig einheitlicher dargestellt und können bereits bei der Bearbeitung in ihrer späteren Darstellung geprüft werden.

Das wurde verbessert:

• E-Mails erhalten ein modernes und einheitliches Design
• Die Darstellung wurde für eine bessere Lesbarkeit und einen professionelleren Eindruck optimiert
• E-Mail-Vorlagen können jetzt direkt in ihrer tatsächlichen Darstellung als Vorschau angezeigt werden
• Buttons, Kopf- und Fußbereiche sowie Formatierungen werden bereits in der Vorschau berücksichtigt
• Interne Benachrichtigungen und E-Mails an Mandanten werden künftig optisch klar voneinander unterschieden
• Diverse Darstellungsfehler bei Formatierungen und Signaturen wurden behoben

Individuell gestaltbare Kopfbereiche für Mandanten-E-Mails

Der Kopfbereich von Mandanten-E-Mails kann jetzt individuell gestaltet werden. Kanzleien erhalten dadurch mehr Möglichkeiten, ihre Kommunikation im eigenen Erscheinungsbild zu gestalten.

Das ist neu:

• Für Mandanten-E-Mails kann ein individueller Kopfbereich hinterlegt werden
• Überschriften und Texte können flexibel formatiert und gestaltet werden
• Häufig verwendete Informationen, beispielsweise Mandantenname oder Mandantennummer, können automatisch eingefügt werden
• Die Darstellung des Kopfbereichs lässt sich direkt in einer Vorschau überprüfen
• Die Gestaltungsmöglichkeiten für Mandanten-E-Mails wurden deutlich erweitert und sorgen für ein einheitlicheres Erscheinungsbild der Kanzlei-Kommunikation

Sie finden diese Funktion in Compliance Online unter „Einrichtung“ > Kachel „Kopfbereich Mandanten-Mails“.

Erweiterter Statusbericht für Verfahrensdokumentation und Kassenmeldung

Der Statusbericht für Kanzleien wurde erweitert und bietet jetzt einen noch besseren Überblick über die Aktivitäten Ihrer Mandanten.

Das wurde verbessert:

• Angenommene Einladungen der letzten 7 Tage werden jetzt im Statusbericht dargestellt
• Die neue Übersicht steht sowohl für die Verfahrensdokumentation als auch für die Kassenmeldung zur Verfügung
• Kanzleien erkennen schneller, welche Mandanten ihre Einladung bereits angenommen haben
• Der Statusbericht wurde optisch überarbeitet und im neuen E-Mail-Design gestaltet
• Die Informationen werden übersichtlicher und leichter erfassbar präsentiert

Direkter Zugriff auf Mandantendetails über das Dashboard

Die Statusdiagramme im Dashboard sind jetzt interaktiv. Kanzleien können direkt von einer Statuskategorie zur passenden Mandantenliste und den zugehörigen Details wechseln.

Das ist neu:

• Die Statussegmente für Verfahrensdokumentation und Kassenmeldung können direkt angeklickt werden
• Nach Auswahl öffnet sich eine gefilterte Liste der zugehörigen Mandanten
• Mandantendetails, Bearbeitungsstand, Dokumente und Historie werden direkt daneben angezeigt
• Zwischen den Mandanten kann innerhalb der Ansicht schnell gewechselt werden
• Zusätzliche Navigationsschritte entfallen
• Hinweise und Hover-Effekte machen die interaktiven Bereiche im Dashboard leichter erkennbar

🛠️ Fehlerbehebungen

Fehler beim Speichern von Mandanten im Einladungsprozess behoben

Ein Fehler beim Bearbeiten von Mandanten wurde behoben. In bestimmten Situationen konnten Änderungen nicht gespeichert werden, wodurch auch die Einladung zur Kassenmeldung oder Verfahrensdokumentation nicht möglich war. Der bisher erforderliche Workaround über ein manuelles Aktualisieren der Seite entfällt.

Korrekte Anzeige von Zeitstempeln bei weitergeleiteten Fragen

Ein Fehler bei der Anzeige von Zeitstempeln in der Verfahrensdokumentation wurde behoben. In bestimmten Fällen wurden weitergeleitete Fragen (von Mandanten an die Kanzlei) mit der Serverzeit statt der lokalen Uhrzeit dargestellt. Zeitstempel von weitergeleiteten Fragen werden nun in der korrekten lokalen Zeitzone angezeigt.

Jährliche Erinnerung zur Prüfung der Kassenmeldung

Um Unternehmen bei der Einhaltung ihrer Meldepflichten zu unterstützen, werden Mandanten mit bestehender Kassenmeldung künftig automatisch an die regelmäßige Überprüfung ihrer Angaben erinnert. So lassen sich Änderungen an Kassensystemen rechtzeitig erkennen und bei Bedarf melden.

Das ist neu:

• Mandanten mit bestehender Kassenmeldung erhalten automatisch eine jährliche Erinnerung per E-Mail
• Der Versand erfolgt, wenn die Kassenmeldung seit mindestens 12 Monaten nicht mehr bearbeitet oder geändert wurde
• Archivierte oder beendete Mandanten werden bei der Erinnerung nicht berücksichtigt
• Bestehende Erinnerungsintervalle, beispielsweise monatlich, quartalsweise oder halbjährlich, werden berücksichtigt. In diesen Fällen wird keine zusätzliche Jahreserinnerung versendet
• Für die Jahreserinnerung steht ein eigenes E-Mail-Template zur Verfügung
• Mandanten können direkt aus der E-Mail bestätigen, dass keine Änderungen an ihrer Kassensituation erfolgt sind
• Diese Rückmeldung wird automatisch in der Mandantenhistorie dokumentiert
• Alternativ können Mandanten ihre Kassendaten direkt über einen Link zum Portal prüfen und aktualisieren
• Steuerkanzleien werden dabei unterstützt, Mandanten regelmäßig auf mögliche Aktualisierungen ihrer Kassenmeldung hinzuweisen

Automatische Erinnerung zur Aktualisierung der Verfahrensdokumentation

Verfahrensdokumentationen sollten regelmäßig auf Aktualität geprüft werden. Damit Änderungen in Prozessen, Systemen oder Zuständigkeiten nicht unberücksichtigt bleiben, werden Mandanten künftig automatisch an die jährliche Überprüfung ihrer Verfahrensdokumentation erinnert.

Das ist neu:

• Mandanten erhalten automatisch eine Erinnerungs-E-Mail zur Überprüfung ihrer Verfahrensdokumentation
• Der Versand erfolgt zwei Wochen vor Ablauf der Gültigkeit der zuletzt fertiggestellten Verfahrensdokumentation
• Voraussetzung ist, dass der Mandant für die Pflege der Verfahrensdokumentation verantwortlich ist und die Nutzung weiterhin aktiv ist
• Es werden nur Mandanten berücksichtigt, die bereits mindestens eine Verfahrensdokumentation fertiggestellt haben
• Gekündigte Mandanten sowie Mandanten ohne aktive Einladung erhalten keine Erinnerung
• Die Erinnerung erfolgt vollautomatisch, eine Freigabe durch die Steuerkanzlei ist nicht erforderlich
• Über einen direkten Link können Mandanten ihre Verfahrensdokumentation prüfen und mit wenigen Klicks eine neue Version erstellen
• Sofern keine Änderungen erforderlich sind, kann die bestehende Verfahrensdokumentation bestätigt und als neue Version fortgeführt werden
• Durch die jährliche Überprüfung wird die Gültigkeit der Verfahrensdokumentation für ein weiteres Jahr verlängert
• Regelmäßige Aktualisierungen helfen dabei, die Nachvollziehbarkeit und Aktualität der dokumentierten Prozesse sicherzustellen

Mandanten-Historie jetzt als PDF exportierbar

Die Historie eines Mandanten kann ab sofort als PDF exportiert werden. Dadurch lassen sich relevante Informationen, Statusänderungen und Kommunikationsverläufe revisionssicher dokumentieren und außerhalb von Compliance Online archivieren.

Das ist neu:

• Im Reiter „Historie“, in der Detailansicht eines Mandanten, steht eine neue Funktion „PDF exportieren“ zur Verfügung
• Die Exportfunktion kann für eingeladene, aktive sowie beendete, abgelaufene oder abgelehnte Mandanten genutzt werden
• Das PDF enthält die wichtigsten Mandantenstammdaten, darunter Mandantennummer, Abo-Typ, Verantwortlichkeiten, Preise und Kontaktinformationen
• Der aktuelle Einladungsstatus wird im Export mit ausgegeben
• Sämtliche Historieneinträge werden vollständig und chronologisch dokumentiert
• Für jeden Eintrag werden Zeitpunkt, Typ, Ereignis und Detailinformationen aufgeführt
• Einladungen, Erinnerungen, Angebotsannahmen, Ablehnungen, Kündigungen sowie relevante Stammdatenänderungen werden im Export berücksichtigt
• Versandte E-Mails werden inklusive Betreff und E-Mail-Inhalt in die Dokumentation aufgenommen
• Das PDF eignet sich zur unveränderbaren Archivierung, Weitergabe und Ablage in eigenen Dokumentenmanagementsystemen oder Akten
• Die gesamte Kommunikations- und Änderungshistorie eines Mandanten kann so jederzeit nachvollzogen werden

Geänderte Mandantennamen jetzt in der Verfahrensdokumentation aktualisierbar

Wird ein Mandantenname nachträglich in Compliance Online geändert, kann diese Änderung künftig auch an die Verfahrensdokumentation übergeben werden. Dadurch bleiben die Informationen in Compliance Online und der Verfahrensdokumentation konsistent.

Das ist neu:

• Geänderte Mandantennamen können nachträglich an die Verfahrensdokumentation übergeben werden
• Die Aktualisierung kann über die Funktion „Daten neu übergeben“ innerhalb von Compliance Online angestoßen werden
• Nach der Übergabe wird der aktuelle Mandantenname auch innerhalb der Verfahrensdokumentation verwendet
• Abweichungen zwischen dem in Compliance Online gepflegten Mandantennamen und der Verfahrensdokumentation können so einfach korrigiert werden

Zusätzlich verbessert:

• Änderungen am Mandantennamen werden nun in allen Statusstufen der Verfahrensdokumentation automatisch berücksichtigt
• Der aktuelle Mandantenname wird nicht mehr nur in den Schritten „Daten vervollständigen“ und „Mandanten einladen“ aktualisiert
• Auch in den Status „Eingeladen“, „Nicht angenommen“ und „Aktiv“ wird künftig stets der aktuelle Mandantenname angezeigt
• Der Mandantenname kann direkt innerhalb des Verfahrensdokumentations-Moduls bearbeitet werden, ohne den Mandantenstammsatz verlassen zu müssen

🛠️ Fehlerbehebungen

Suche nach archivierten Mandanten per Mandantennummer funktioniert wieder

Ein Fehler in der Mandantenverwaltung wurde behoben. In bestimmten Fällen konnten archivierte Mandanten über die Suche nach der Mandantennummer nicht gefunden werden, obwohl die entsprechenden Datensätze vorhanden waren.

Das ist jetzt behoben:

• Die Suche nach Mandantennummern funktioniert nun auch für archivierte Mandanten
• Archivierte Mandanten werden bei aktivem Filter „Archiviert“ korrekt in den Suchergebnissen angezeigt
• Das Suchverhalten ist jetzt für aktive und archivierte Mandanten einheitlich
• Die Suche liefert sowohl bei Mandantennamen als auch bei Mandantennummern die erwarteten Treffer

Zugriff für eingeladene Mitbearbeiter der Verfahrensdokumentation wiederhergestellt

Ein Fehler bei der Zusammenarbeit an Verfahrensdokumentationen wurde behoben. In bestimmten Fällen konnten Mandanten zusätzliche Bearbeiter einladen, die anschließend jedoch keinen Zugriff auf die Verfahrensdokumentation erhielten.

Das ist jetzt behoben:

• Eingeladene Mitbearbeiter erhalten wieder Zugriff auf die freigegebene Verfahrensdokumentation
• Von Mandanten hinzugefügte Benutzer können die Verfahrensdokumentation wie vorgesehen öffnen und bearbeiten

Die Nutzung der ABC‑Klassifizierung wurde im Mandantenüberblick verbessert, insbesondere für bereits aktive Mandanten. Bisher konnten deren Kategorien dort scheinbar geändert werden, was zu verwirrenden Fehlermeldungen führte. (Eine Änderung der Kategorie bei bereits aktiven Mandanten ist nur über eine Anpassung der Konditionen möglich.)

Das ist jetzt verbessert:

• ABC‑Buttons sind bei bereits eingeladenen Mandanten deaktiviert und klar als nicht bearbeitbar erkennbar
• Ein Tooltip erklärt den Grund und verweist direkt auf die richtige Aktion
• Neue Aktion „Konditionen anpassen“ direkt in der Zeile verfügbar
• Anpassung der Kategorie erfolgt im Dialog und löst abschließend automatisch eine neue Einladung aus, die der Mandant akzeptieren muss
• Die bisherige irreführende Fehlermeldung entfällt

Der Erinnerungsservice für Kassenmeldungen lässt sich jetzt deutlich flexibler steuern – sowohl durch den Mandanten als auch durch die Kanzlei. Der gewünschte Erinnerungsturnus kann jederzeit angepasst werden und ist transparent einsehbar.

Das ist neu:

• Mandanten können den Erinnerungsrhythmus selbst festlegen: monatlich, vierteljährlich, halbjährlich oder jährlich
• Einstellungen lassen sich jederzeit ändern, ohne eine neue Meldung erstellen zu müssen
• Kanzleien können den Erinnerungsservice nun ebenfalls aktivieren/deaktivieren und den Rythmus festlegen
• Zentrale Bearbeitung über die Mandanten‑Detailansicht mit eigenem Einstellungsdialog

Damit stellen Sie sicher, dass Mandanten immer zum richtigen Zeitpunkt erinnert werden und keine Fristen verpassen.

Freitextfragen in der Verfahrensdokumentation lassen sich jetzt einfacher beantworten: Passende Textvorschläge werden als klickbare Chips direkt unter dem Eingabefeld angezeigt.

Das ist neu:

• Vordefinierte Textbausteine als Orientierung für typische Antworten
• Übernahme per Klick, einzeln oder kombiniert möglich
• Inhalte können danach frei angepasst und ergänzt werden
• Unterstützt Mandanten beim Ausfüllen, ohne feste Lösungen vorzugeben

Die Vorschläge dienen als Hilfestellung und inhaltliche Orientierung, damit Mandanten schneller und sicherer zu einer passenden Beschreibung kommen.

Einheitlicher Abstand bei Checkboxen wiederhergestellt

Ein Layoutproblem bei Checkboxen und deren Beschriftungen wurde behoben. In mehreren Bereichen fehlte der Abstand zwischen Checkbox und Text, was die Lesbarkeit beeinträchtigt und zu einer inkonsistenten Darstellung geführt hat.

Validierung in der Kassen‑Listenansicht greift jetzt korrekt

Ein Fehler in der neuen Listenansicht der Kassenmeldung (Schritt 3 im Bearbeitungsmodus) wurde behoben. In bestimmten Fällen konnten Kassen trotz vorhandener Validierungsfehler als „geprüft“ gespeichert und weiterverarbeitet werden.

Das ist jetzt behoben:

• „Geprüft speichern“ ist bei Validierungsfehlern nicht mehr möglich
• Kassen werden nur noch als bereit markiert, wenn alle Pflichtfelder korrekt ausgefüllt sind
• Kein Fortschritt in den nächsten Schritt bei unvollständigen oder fehlerhaften Angaben
• Verhalten ist jetzt konsistent mit der bisherigen Formularansicht