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Die Verfahrensdokumentation naht

Geschrieben von c.beckmann am . Veröffentlicht in Support, Verfahrensdokumentation.

Das Modul zur Verfahrensdokumentation wird derzeit getestet. Im Januar soll das Modul an den Markt gehen. Hier lüften wir schon mal ein wenig den Vorhang:

Simpel und prozesssicher – selbstverständlich führt edocu die bewährten Prinzipien weiter:
  • Alle betrieblichen Mandanten einladen und den Rest dem System überlassen.
  • Mit edocu werden alle Mandanten über die Verfahrensdokumentation informiert und zur Erstellung eingeladen. Die Kanzlei hat damit Ihre Pflicht erfüllt, egal wie sich der Mandant anschließend verhält.
  • Mandant abonniert das Modul: Wunderbar, ein abgesicherter Mandant mit einer neuen Rechnungsposition.
  • Mandant lehnt ab, da er vielleicht schon eine andere Lösung einsetzt. Wunderbar, edocu dokumentiert das Ergebnis für die Kanzlei – und erinnert den Mandanten lediglich jährlich an die Pflicht zur Verfahrensdokumentation.
  • Mandant ignoriert die Einladung. Nach mehrfacher Erinnerung wird seine Inaktivität im System dokumentiert. Wunderbar, auch in diesem Fall wurde ohne Zutun der Kanzlei der Prozess zuende geführt.
  • Und selbstverständlich kann die Kanzlei die Dienstleistung frei nach Wunsch bepreisen – edocu präsentiert die Preise und erleichtert die Honorardurchsetzung.

Genug der Worte, so sieht das Modul derzeit aus, bis zur Veröffentlichung wird sich das Aussehen sicherlich noch verändern:

  • vfd-edocu1

    Von der Kassenmeldung vertrautes Prinzip: Alle betrieblichen Mandanten einladen und die restlichen Schritte durch das System abwickeln lassen.

  • vfd-edocu2

  • vfd-edocu3

  • vfd-edocu4

  • vfd-edocu5

  • vfd-edocu6

  • vfd-edocu7

  • vfd-edocu9

Im Dezember-Newsletter wird das Preismodell vorgestellt.

Gern stehen wir weiterhin für Verbesserungsvorschläge und Wünsche bereit. Mail genügt: info@einfach-edocu.de

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Update für Euch

Geschrieben von c.beckmann am . Veröffentlicht in Kassenmeldung, Support.

Die Software hat den Praxistest bestanden. Viele Kanzleien haben mit edocu die Herausforderungen der Kassenmeldung gemeistert. Unsere Entwickler haben den Sommer für einen Feinschliff genutzt, bevor sie sich nunmehr dem Thema Verfahrensdokumentation gewidmet haben. Die wichtigsten Neuerungen sind:

  • Edocu zeigt nun die Abrechnungsdaten an und bietet sie im Excel-Format zum Herunterladen
  • Bessere Übersicht über die Einladungen. Bessere Filter. Anzeige des Erinnerungsstatus.
  • Änderungen von Mail, Preis und Ansprechpartner nun auch nachträglich möglich
  • Mehr Macht für Steuerberater: Berater können eine Einladung für den Mandanten annehmen, Mandanten erneut einladen und auch für Mandanten kündigen.

Gern stehen wir weiterhin für Verbesserungsvorschläge und Wünsche bereit. Mail genügt: info@einfach-edocu.de

Die Entwickler sind bereiten derzeit die Veröffentlichung des Moduls zur Verfahrensdokumentation vor, mit der noch im Herbst zu rechnen ist.

Ferner gab es diese Anpassungen:

Managen der versendeten Einladungen

  • Verbesserung der Filterungen, Anzeige des Erinnerungsstatus
  • Versende Emails werden in der Historienanzeige mit angezeigt
  • Änderungsmöglichkeit für Email, Preise und Änderung des Ansprechpartners
  • Erinnerungen werden mit Extra Banner dringlicher gemacht (1. Erinnung, 2. Erinnerung gelb, Letzte Erinnerung in rot)
  • Berater kann Einladung für den Mandanten annehmen (aktivieren)
  • Berater kann für den Mandanten kündigen
  • Mandanten mit Status Beendet/Eingeladen/Angenommen können erneut eingeladen werden (zB mit anderer Adresse)

Email-Vorlagen

  • Verbesserte Anzeige der hinterlegten Sicht
  • Prüfansicht für das Mailtemplate (in Templatesprache ohne Visualisierung)
  • Prüfung auf notwendige Links
  • Nutzung von Templates mit Kanzlei-Logo und formatiertem HTML

Mandantendashboard

  • Neue Darstellung mit Terminaussage und Status der Bearbeitung
  • Anzeige der Elstermeldungen

Erinnerungsmails

  • Anpassungen der Templates
  • Extra Erinnerungen
  • Hilfestellungsmail wenn die Kasse mehr als 10 Tage nicht Fertig bearbeitet wurde
  • Mandant kann Erinnerungsservice kündigen

Kasse Erfassungsvarianten

  • TSE Angaben nur zwingend erforderlich, wenn das Kassensystem in Betrieb ist.

Erweiterte Importe

Laufend werden neue Varianten von Kassenexporten angepasst:

Aktuell werden 3 Formate unterstützt: Import von DSFinV-K Format (Zip oder TAR), Import des Imports von Elstermeldungen aus andern Systemen, Import von XML Daten mit Auszeichnungsblock (Teil der Elstermeldung als Massenexport)

Verbesserte Usability

  • Ausdrucksweisen überarbeitet
  • Vor/Rückwärtsvalidierung
  • Bessere Darstellung eingeblendeter Hinweise (modale Views)

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Anwenderschulung

Geschrieben von c.beckmann am . Veröffentlicht in Kassenmeldung, Support, Webinar.

Am morgigen Donnerstag, 3. Juli 13–14 Uhr, veranstalten wir eine kurze Anwenderschulung zu edocu. Spontan und kostenfrei. Keine Verkaufsveranstaltung.

Wie funktioniert das? Wo muss ich klicken? Sonst nix. Und anschließend beantworten wir Fragen, bis alle Unklarheiten geklärt sind.

Gern kannst Du dich dazu registrieren. 

Gern kannst Du die Registrierung an jemanden aus Deinem Team weiterleiten.

Zur Schulung anmelden!

Die Veranstaltung ist selbstverständlich kostenfrei. Wir werden die Aufzeichnung im Nachgang auf unserer Internetseite veröffentlichen.

Hintergrund: Wir beobachten die Nutzeraktivitäten. Viele Kanzleien haben schon ihre gesamten Mandantenstamm zur Kassenmeldung informiert und eingeladen. Bei anderen Kanzleien ist die Nutzung nicht richtig aus den Startblöcken gekommen. 

Diese Schulung soll Zuschauer in die Lage versetzen, das Thema Kassenmeldung für die Kanzlei zu erledigen.

Wir freuen uns auf eine rege Teilnahme!

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Webinar-Aufzeichnung und Downloads vom 23. Juni

Geschrieben von c.beckmann am . Veröffentlicht in Support, Video, Webinar.

Vielen Dank für das Interesse und die lebhafte Teilnahme. Hier kommt die Aufzeichnung, die Dateien und die Antwort auf die offene Frage.

Dateien zum Download

Antwort auf die offene Frage

Frage: Ist die Anbindung an die Stammdaten der DATEV über Basisdaten Online geplant? (Erspart die Export-Datei)

Nach Rücksprache kann ich sagen, dass da aktuell keine Anbindung geplant ist. Grundsätzlich müssen wir die Schnittstelle der Datev auch erst haben, bevor wir dazu entwickeln können. Ohne Export-Datei einspielen geht aber auch jetzt schon:

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Webinar-Aufzeichnung und Downloads vom 6. Juni

Geschrieben von c.beckmann am . Veröffentlicht in Support, Video, Webinar.

Vielen Dank für das Interesse und die lebhafte Teilnahme. Hier kommt die Aufzeichnung, die Dateien und die Antworten auf die beiden offenen Fragen.

Dateien zum Download

Antworten auf die offenen Fragen

Zwei Fragen im Webinar konnten wir nicht aus den Stehgreif beantworten, aber jetzt:

Frage: Bietet edocu eine Vereinbarung zur Auftragsdatenverarbeitung?

Ja, unser Technologie-Partner Wolters Kluwer stellt sie den Kunden bereit.

Update 18.6.2025: Die AVV wird überarbeitet und steht voraussichtlich ab 15. Juli zum Download bereit.

Frage: Ist ein Update einer Kassen-Software ein meldepflichtiges Ereignis?

Nein. Siehe BMF-Schreiben:

BMF-Schreiben zu §146a AO

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Newsletter 28. Mai 2025

Geschrieben von c.beckmann am . Veröffentlicht in Newsletter, Support.

Kassenmeldung abhaken in Rekordzeit. Verfahrensdokumentation voraus. Kostenfreie Webinare. Newsletter als Video.

Prozesssicherheit gratis

Mit edocu kannst Du das Thema Kassenmeldung innerhalb von fünf Minuten für Deine Kanzlei abhaken: 

Lade alle Mandanten ein. Warum alle? Weil auch ein Anwalt eine meldepflichtige Kasse haben könnte. Kein Vorsortieren nötig. Und so bist Du mit edocu auf der sicheren Seite. 

Die Reaktion der Mandanten wird dokumentiert. Und erst, wenn ein Mandant tatsächlich eine Kassenmeldung abgibt, entstehen überhaupt erst Kosten – die Du dann weiterberechnet kannst. 

Das heißt: Die ganze Absicherung – Anfrage, Belehrung über Meldepflicht, Reaktion dokumentieren – kannst Du via edocu kostenfrei erledigen.

Alleinstellungsmerkmale

edocu wird nur an Steuerkanzleien vermarktet, an niemanden sonst.

edocu erledigt die Daueraufgabe Kassenmeldung dauerhaft. Mit einer einmaligen Hau-ruck-Aktion ist es nicht getan.

Die Daten der Kassenmeldung sind übertragbar in die … 

edocu Verfahrensdokumentation 

Und das Beste: edocu bereitet einen vergleichbaren Service für die Verfahrensdokumentation vor. Ausrollen an alle Mandanten, Reaktionen dokumentieren, Softwarekosten weiterberechnen.

Selbstverständlich können die Kasseninfos der Mandanten automatisch in deren Verfahrensdokumentation einfließen. Denn zukünftig sollte gelten: Keine Kassenmeldung ohne Verfahrensdokumentation.

Webinare

Wenn Du edocu gezeigt bekommen möchtest, dann melde dich doch für eines unserer kostenfreien Webinare an:

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Kanzleibranding einstellen (Video)

Geschrieben von c.beckmann am . Veröffentlicht in Support, Video.

So passt Du das Aussehen Deiner edocu-Plattform an Dein Kanzleibranding an.

  • Farben einstellen
  • Absendername einstellen
  • Antwortadresse verändern
  • Mailvorlagen einsehen und Texte ändern
  • Impressumsdaten eingeben
  • Datenschutzangaben eingeben

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Aus Mandantensicht (Video)

Geschrieben von c.beckmann am . Veröffentlicht in Support, Video.

Wie sieht die Einladung zur Kassenmeldung aus Sicht des Mandanten aus? Konstantin zeigt es Dir in diesem Video. Du erfährst unter anderem:

  • wie man als Mandant ein Nutzuerkonto anlegt
  • wie der Mandant wählen kann zwischen: später bearbeiten, ablehnen, Einladung annehmen
  • wie er eine Kassenmeldung vornehmen kann
  • wie er eine Betriebsstätte anlegen kann 
  • wie er ein Kassensystem anlegt (siehe dazu auch den Tipp zum Export von Kassendaten, der eine Menge Tipparbeit erspart, DSFinV-K Export)
  • ein abschließender Blick auf die Kanzleiansicht 
  • Erklärung Bestellprozess

Das Video folgt in Kürze.

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Mandantenauswahl (Video)

Geschrieben von c.beckmann am . Veröffentlicht in Support, Video.

So funktioniert die Auswahl der Mandanten. Im Laufe des Prozesses kannst Du ferner: 

  • Kontrollansicht der kommunizierten Preise einsehen
  • Texte anpassen
  • Einladungsstatus einsehen

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Hier findest Du ein 55-seitiges (Download) pdf mit der Anleitung zu edocu.

Leitfaden: DSFinV-K-Export aus gängigen Kassensystemen (pdf)

Geschrieben von c.beckmann am . Veröffentlicht in Kassenmeldung, Support.

Dieses Dokument erklärt wie Du den DSFinV-K-Export in den gängigsten Kassensystemen durchführst.

Leitfaden herunterladen (pdf)

Was ist das DSFinV-K-Format?

Bundeszentral für Steuern: „Die DSFinV-K ist die Beschreibung einer Schnittstelle für den Export von Daten aus elektronischen Aufzeichnungssystemen für die Datenträgerüberlassung (‚Z3-Zugriff‘) im Rahmen von Außenprüfungen sowie Kassen-Nachschauen.“ 

Was nutzt mir diese Export-Datei?

Sie erspart Tipp- und Sucharbeiten, die anfallen würden, lägen die gewünschten Informationen nicht auch als Export-Datei vor. 

Enthält der Export bereits alle benötigten Daten?

Nein, der Export enthält nicht alle Daten, die für die Erfassung einer Kasse benötigt werden. Zu den fehlenden Daten gehören unter anderem das Anschaffungs- oder Inbetriebnahme-Datum.

Welche Kassensysteme werden in der Anleitung aufgelistet?

  1. Vectron Systems
  2. orderbird
  3. ready2order
  4. Lightspeed K Series (ehem. Gastrofix)
  5. hellocash
  6. SumUp Kassensystem Pro
  7. Tillhub
  8. gastronovi
  9. Sharp Registrierkassen
  10. JTL-POS
  11. HS-Soft CashAssist
  12. Kasse Speedy
  13. ExpressKasse

Leitfaden herunterladen (pdf)

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Gratis Live-Demo via Webinar

Geschrieben von c.beckmann am . Veröffentlicht in Support.

Im regelmäßigen Live Webinar stellen wir die Funktionen von edocu vor. Ebenso geht es ob die dahinter stehende Prinzipien und die Details der Einführung. Melde dich gerne unverbindlich dazu an!

Konstantin Gerdt ist unser Referent. Er ist ein erfahrener Steuerfachangestellter und Teamleiter, der bei seinem Arbeitgeber edocu eingeführt hat.

Konstantin wird daher aus erster Hand wichtige Tipps und Tricks vermitteln können. Selbstverständlich bleibt auch Zeit für Zuschauerfragen.

Wir zeichnen die Webinare auf und stellen Sie dann hier als Aufzeichnung bereit.

Da aber auch Fragen während des Webinars ausdrücklich erwünscht sind, empfehlen wir selbstverständlich am liebsten die Life-Teilnahme.

Termin auswählen und zum Webinar anmelden!

Weitere Termine

  • 23.06. 10 Uhr.
  • 14.07. 10 Uhr
  • 22.08. 10 Uhr
  • 12.09. 10 Uhr
  • 27.10. 10 Uhr
  • 21.11. 10 Uhr
  • 12.12. 10 Uhr

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Textvorschlag zur Honorarvereinbarung

Geschrieben von c.beckmann am . Veröffentlicht in Support.

edocu empfiehlt, bei der Weiterberechnung an Daten den Faktor zehn zu verwenden. Soweit so einfach. Aber hast du auch schon einen Text für die dazugehörige Honorarvereinbarung? Wir hätten da einen Vorschlag!

In unserem Download findest du unseren Textvorschlag zur Honorarvereinbarung als Word-Datei.

Diesen Download senden wir dir gerne zu, wenn du dich für unseren Newsletter einträgst. Fülle einfach das Formular unten aus. Dankeschön.

Unser Newsletter erscheint in unregelmäßig Abständen, wenn es Neuigkeiten gibt. Selbstverständlich kannst du dich jederzeit davon wieder abmelden – und die Dateien aus dem Download selbstredend weiter verwenden.

Wir hoffen, dich als neuen Empfänger begrüßen zu können – und hoffentlich auch bald als Kunden!

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Rechenbeispiel zur Kassenmeldung

Geschrieben von c.beckmann am . Veröffentlicht in Kassenmeldung, Support.

edocu berechnet der Kanzlei einen Euro pro Kassenmeldung. In der Weiterberechnung an die Mandanten sind die Kanzleien frei. Anbei ein Rechenbeispiel mit Faktor-Vorschlag.

Die Kanzlei hat zum Jahreswechsel edocu eingeführt und drei Mandanten mit elektronischer Kasse: Meier, Müller und Schmidt.

Meier hat eine Kasse in seinem Ladengeschäft und sie prompt nach der Einladung im Januar mittels edocu gemeldet. Seine monatlichen Kosten betragen einen Euro, damit der Rechnungsaufwand minimiert wird, berechnet edocu der Kanzlei die Kosten gleich für ein Jahr: 12 x 1,- = 12,- Euro netto.

Müller hat sieben Kassen in seinem Supermarkt stehen und sie ebenfalls gleich nach Einführung gemeldet. Da die Kassen in einer Betriebsstätte stehen, greift der Kostendeckel von 5 Euro – aufs Jahr gesehen also 60,- Euro netto.

Schmidt hat erst nach wiederholter Erinnerung im Februar seine einzige Ladenkasse gemeldet. Seine Kosten von 12,- Euro netto werden der Kanzlei im März berechnet – und, sofern keine weiteren Kassen dazukommen, wieder im darauffolgenden März.

Die Kanzlei hat somit im ersten Quartal die in der Tabelle ersichtlichen Kosten berechnet bekommen und kann sie weiterberechnen. edocu empfiehlt, dabei den Faktor 10 anzulegen.

edocu berechnet der Kanzlei
Weiterberechnung mit Faktor 10

Januar

12,- (Meier)
60,- (Müller)

120,- (Meier)
600,- (Müller)

Februar

–

–

März

12,- (Schmidt)

120,- (Schmidt)

Summe

84,-

840,-

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Download

exe-Dateien für Deinen IT-Service

Geschrieben von c.beckmann am . Veröffentlicht in Support.

Hier findet Dein IT-Service die Dateien zum Installieren. Die werden benötigt, um Dein Datev-System mit edocu zu verbinden für das automatisierte Anlegen von Mitarbeitern und Mandanten. Alternativ funktioniert das auch über den Import einer Auswertungsdatei – auch dafür haben wir eine Anleitung.

Download exe-Dateien (.zip)

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